MS-Tools

Beschreibung / Voraussetzungen

Die Startseite

Wenn die Dokumente direkt in SharePoint bearbeitet werden

Die Startseite

Lokal wird der Pfad der Dokumentenablage eingegeben

Die Übersicht

Nach dem Einlesen der Dokumente können folgende Funktionalitäten ausgewählt werden:

  • Layout formatieren: Dokumente aufgrund der in der Spalte Kategorie aufgeführten Vorlage formatieren. 
  • Suchen oder Suchen und Ersetzen aufgrund von Begriffen oder einer Begriffsliste. Vorschau optional. 
  • Recherchieren nach Erfüllung von Vorgaben oder Aufgabenübersicht aller Stellen/Funktionen 
  • Hyperlinks in den Dokumenten prüfen, wenn möglich aktualisieren. Tabellarische Übersicht der gefundenen Hyperlinks. 
  • Exportieren eines Prozesshandbuchs oder ausgewählte Dokumente als PDF. Ausdrucken der Dokumente.
  • Statistik / Analyse der Dokumente zu Wartungszwecken. Tabellarische Übersicht von formellen Unstimmigkeiten.

Layout formatieren

Dokumente an neue Vorlage anpassen 
Das Logo des Unternehmens ändert. Alle Dokumente sind anzupassen. 

Neue eingefügte Dokumente 
Eine Sammlung von neuen Dokumenten sollen formatiert werden. 

Suchen und ersetzten

Begriffe ersetzen 
Begrifflichkeiten gendergerecht anpassen oder Heimleiter «HL» durch Institutionsleiter «IL» ersetzen. 

Vorschau von Begriffs-Fundstellen 
Aufzeigen in welchem Kontext und in welchen Formen ein Begriff (zum Beispiel Arbeit/Arbeiten, …) verwendet wird. 

Recherchieren

Vorgabenerfüllung 
Tabellarisch nach Prozessen aufzeigen welche Prozesse zu den Vorgaben (zum Beispiel ISO9001) Regelungen enthalten. 

Aufgabenübersicht 
Tabellarisch nach Prozessen aufzeigen welche Stellen in welchen Dokumenten Aufgaben wahrnehmen müssen. 

Themenübersicht 
Tabellarisch nach Prozessen aufzeigen in welchen Dokumenten das Thema Hygiene behandelt wird. 

Hyperlinks aktualisieren

Hyperlinkanzeige ändern 
Für Hyperlinks den ganzen Dokumentennamen verwenden oder nur eine Kurzbezeichnung. 

Check auf fehlerhafte Hyperlinks 
Hyperlinks auf fehlende Dokumente prüfen, die zum Beispiel zurückgezogen wurden. 

Exportieren

Nachweis für Behörden 
Die Prozessdokumente zu einem Handbuch zusammenfassen, das der Übersicht und dem Nachweis über das Managementsystem dient. 

Auszug von Dokumenten 
Dokumente ausdrucken oder als PDF in einem Ordner ausgeben. 

Dokumentenübersicht 
Tabellarische Auflistung aller Dokumente mit Zuständigkeit und letztem Änderungsdatum und -Hinweis. 

Dokumentenanalyse

Portalservice 
Periodisch alle Dokumente im MS-Portal bezüglich korrektem Layout und gültigen Hyperlinks prüfen und aktualisieren. 

Neu eingefügte Dokumente 
Neue Dokumente im MS-Portal bezüglich korrektem Layout prüfen und formatieren. 

Alte Dokumente 
Änderungsstand -und -Anzahl aufzeigen. Aufzeigen, welche Dokumente seit Jahren nicht mehr angepasst wurden. 

Mit MS-Tools können Sie Word- und Excel-Dokumente nach Vorlage(n) formatieren, Begriffe in Word Dokumenten suchen und ersetzen, Hyperlinks prüfen und aktualisieren sowie weitere Massenmutation und Checks in Ihrer Dokumentensammlung einfach erledigen.
Durch aktuelle Layouts, korrekte Begrifflichkeiten, Übersichten der Vorgabenerfüllung und Verantwortlichkeiten sowie Verlinkungen zur schnellen Navigation steigt die Nutzerfreundlichkeit Ihrer Dokumentensammlung.
Das Tool dient der regelmässigen Wartung Ihrer Dokumentation und erspart Ihnen viele Stunden „manuellen“ Aufwand.

Anwendung

  • Bearbeitet Ihre Dokumente lokal oder direkt im MS-Portal
  • Bedienung ist einfach und intuitiv
  • In der Dokumentenliste wählen Sie Dokumente sowie Bearbeitungsfunktion und erhalten
    danach das Ergebnisdirekt in den Dokumenten oder in der Resultatablage.

Funktionen

  • Zugriff auf SharePoint MS-Portal oder die lokale Dokumentensammlung.
  • Auswahl der zu bearbeitenden Dokumente mit Filter oder Stichwortsuche.
  • Analyse der Dokumente mit Ampelsystem: Fehler, Warnung, OK.
  • Vorlagenverwaltung und Zuordnung zu den Dokumenten.
  • Layout Aktualisierung der Dokumente entsprechend den Vorlagen.
  • Suchen / Ersetzen von Begriffen. Eine Vorschau zeigt allfällige Konflikte.
  • Recherchieren nach Vorgaben, zB. ISO9001 oder Verantwortlichkeiten.
  • Hyperlinks zur Themenverknüpfung überprüfen und korrigieren.
  • Exportieren Ausgabe der Dokumente als pdf, Ausdruck oder als Liste.
  • Vorschau und Backup vor Massenmutationen.

Basis und Voraussetzungen

  • Benötigt ein MS-Portal Basic oder Premium mit Dokumenten
  • In Microsoft 365 Lizenz mit Zugriffsrechten zur Dokumentbearbeitung im MS-Portal
  • MS-Tools enthält keine VBA Makros und ist sicher in der Anwendung

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