MS-Tools

Beschreibung / Voraussetzungen

Die Startseite

Wenn die Dokumente direkt in SharePoint bearbeitet werden

Die KI-Funktionen

Rollen-Kompass: Rolle im System finden und schulen

Reifegrad-Radar: Prozesse bewerten und klären

Anforderungs-Check: Systemkonformität prüfen

Die Übersicht

Nach dem Einlesen der Dokumente können folgende Funktionalitäten ausgewählt werden:

Layout formatieren: Dokumente aufgrund der in der Spalte Kategorie aufgeführten Vorlage formatieren.
Suchen oder Suchen und Ersetzen aufgrund von Begriffen oder einer Begriffsliste. Vorschau optional.
Recherchieren nach Erfüllung von Vorgaben oder Aufgabenübersicht aller Stellen/Funktionen
Hyperlinks in den Dokumenten prüfen, wenn möglich aktualisieren. Tabellarische Übersicht der gefundenen Hyperlinks.
Exportieren eines Prozesshandbuchs oder ausgewählte Dokumente als PDF. Ausdrucken der Dokumente.
Statistik / Analyse der Dokumente zu Wartungszwecken. Tabellarische Übersicht von formellen Unstimmigkeiten.

Layout formatieren

Dokumente an neue Vorlage anpassen
Das Logo des Unternehmens ändert. Alle Dokumente sind anzupassen.

Neue eingefügte Dokumente
Eine Sammlung von neuen Dokumenten sollen formatiert werden.

Suchen und ersetzten

Begriffe ersetzen
Begrifflichkeiten gendergerecht anpassen oder Heimleiter «HL» durch Institutionsleiter «IL» ersetzen.

Vorschau von Begriffs-Fundstellen
Aufzeigen in welchem Kontext und in welchen Formen ein Begriff (zum Beispiel Arbeit/Arbeiten, …) verwendet wird.

Recherchieren

Vorgabenerfüllung
Tabellarisch nach Prozessen aufzeigen welche Prozesse zu den Vorgaben (zum Beispiel ISO9001) Regelungen enthalten.

Aufgabenübersicht
Tabellarisch nach Prozessen aufzeigen welche Stellen in welchen Dokumenten Aufgaben wahrnehmen müssen.

Themenübersicht
Tabellarisch nach Prozessen aufzeigen in welchen Dokumenten das Thema Hygiene behandelt wird.

Hyperlinks aktualisieren

Hyperlinkanzeige ändern
Für Hyperlinks den ganzen Dokumentennamen verwenden oder nur eine Kurzbezeichnung.

Check auf fehlerhafte Hyperlinks
Hyperlinks auf fehlende Dokumente prüfen, die zum Beispiel zurückgezogen wurden.

Exportieren

Nachweis für Behörden
Die Prozessdokumente zu einem Handbuch zusammenfassen, das der Übersicht und dem Nachweis über das Managementsystem dient.

Auszug von Dokumenten
Dokumente ausdrucken oder als PDF in einem Ordner ausgeben.

Dokumentenübersicht
Tabellarische Auflistung aller Dokumente mit Zuständigkeit und letztem Änderungsdatum und -Hinweis.

Dokumentenanalyse

Portalservice
Periodisch alle Dokumente im MS-Portal bezüglich korrektem Layout und gültigen Hyperlinks prüfen und aktualisieren.

Neu eingefügte Dokumente
Neue Dokumente im MS-Portal bezüglich korrektem Layout prüfen und formatieren.

Alte Dokumente
Änderungsstand -und -Anzahl aufzeigen. Aufzeigen, welche Dokumente seit Jahren nicht mehr angepasst wurden.

Mit MS-Tools formatieren Sie Word- und Excel-Dokumente nach Vorlage, suchen und ersetzen Begriffe, prüfen Hyperlinks und führen Massenmutationen durch.
Neu stehen drei KI-Funktionen zur Verfügung, die Sie bei Analyse, Weiterentwicklung und Kommunikation im Managementsystem unterstützen.
Dank aktueller Layouts, klarer Begrifflichkeiten, Übersichten und Verlinkungen steigt die Nutzerfreundlichkeit Ihrer Dokumentensammlung.
MS-Tools spart viele Stunden manueller Arbeit und sichert die Qualität Ihrer Dokumentation.

👉 MS-Tools Demo ansehen

Anwendung

Bearbeitet Dokumente lokal oder direkt im MS-Portal (SharePoint)
Einfache Bedienung: Dokumente und Funktion wählen, Ergebnis erhalten.
KI-Funktionen lassen sich direkt über Update oder Hilfemenü aktivieren.

Funktionen

Zugriff auf SharePoint oder lokale Dokumente
Layout-Aktualisierung, Hyperlinkprüfung, Begriffsersetzung
Formelle Dokumentenanalyse
Recherche nach Anforderungen (z. B. ISO 9001)
Export als PDF, Druck oder Liste
Filter- oder Stichwortsuche, Vorlagenverwaltung
Vorschau & Backup vor Massenänderungen
Automatische Updates und Hilfe im Tool

KI-Funktionen (optional)

Unsere KI-Funktionen (optional buchbar) bieten Mehrwert für Analyse, Schulung und Compliance.

Rollen-Kompass → Rollen finden, Aufgaben klären, Schulungsbedarf erkennen
Reifegrad-Radar → Prozesse bewerten, klären, Entwicklungsmöglichkeiten identifizieren
Anforderungs-Check → Systemkonformität prüfen, Lücken erkennen
→ ISO-9001/14001/27001/45001, SODK-OST, EFQM-Spitex oder DSG-Datenschutz

Pilotkunden loben