Mitgeltende Unterlage in Prozessen

Frage:

Ich möchte in den Prozessbeschreibungen (Dok-Typ P) einen Verweis auf die mitgeltenden Unterlagen und die Dokumentenlenkung einfügen.

Antwort:

Wir schlagen vor, am Ende der Prozessbeschreibung je einen Link auf die entsprechende Übersicht im MS-Portal und eine separate Datei „Dokumentenlenkung“* einzufügen.

* mit einer summarischen und übersichtlichen Liste mit den Regelungen zur Ablage/Lenkung von Nachweisdokumenten. Siehe auch den Eintrag „Dokumentenlenkung“.

Vorgehen:

• Prozessbeschreibung öffnen (im Beispiel „120P_Personalmanagement“)
• Am Ende der Prozessbeschreibung Überschrift und Tabelle „Mitgeltende Unterlagen & Dokumentenlenkung“ einfügen
• In der Tabelle (rechte Spalte) den Prozessname einfügen und diesen mit dem Link zur Übersicht der mitgeltenden Unterlagen im MS-Portal versehen (Anleitung siehe Anhänge/Screenshots „Mitgeltende Unterlagen Oeffnen“ & „Link Kopieren“).
• Nach Bedarf weitere Zeilen mit zugehörigen Prozessen/Hilfsmitteln ergänzen (wie z.B. Verweise auf andere Prozessbeschreibungen, weitere Sammlungen von mitgeltenden Unterlagen, Unterlagen in der Dateiablage u.a.)
• Eine eigene Zeile „Dokumentenlenkung der Nachweisdokumente“ einfügen und mit einem Link auf die das entsprechende Q-Dokument versehen.